แม้ว่าบริษัทของเราจะให้บริการวิทยากร รับจัดกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ นันทนากร รับจัดทีมบิ้วดิ้ง ก็ตาม แต่หากไม่สะดวก เราก็ยินดี แนะนำการจัดทีมบิ้วดิ้งเอง รวมถึง บอกข้อดี ข้อเสีย ในการจัดทีมบิ้วดิ้งเองให้ได้ทราบกัน
ก่อนอื่นท่านควรจะทำความเข้าใจเสียก่อนว่า ทีมบิ้วดิ้งคืออะไร และวิธีการจัดที่ดีเสียก่อน (คลิ๊กอ่านได้เลย) ซึ่งเมื่อทราบแล้ว สิ่งแรกที่ต้องคำนึงคือ จุดประสงค์แท้จริงและข้อดีของการจัดทีมบิ้วดิ้ง คืออะไร อย่างไร เพื่อให้การจัดครั้งนี้ไม่เสียเปล่า ควรระวังคำเตือน รวมถึงข้อเสียจากการจัดเองด้วย ซึ่งเราก็เขียนไว้แล้วเช่นกัน
แนะนำการจัดทีมบิ้วดิ้งเอง (ขั้นตอน)
การจัดทีมบิ้วดิ้ง อาจมีปัจจัยแตกต่างกัน อย่างไรก็ตามควรมีขั้นตอนโดยทั่วไปดังนี้
- ประเมินภาพรวม : เพื่อเป็นข้อมูลในการเตรียมการ วางแผนในขั้นต่อไป ซึ่งสิ่งที่ท่านควรจะประเมิน มีดังนี้
- สถานการณ์โดยทั่วไป ของบริษัท ในแง่สัมพันธภาพระหว่างบุคลากรต่อกัน หรืออื่น ๆ ที่จะนำไปกำหนดวัตถุประสงค์การจัด
- จำนวนคนที่เข้าร่วม อันมีผลต่อหลายสิ่ง ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรม และสถานที่
- ผลที่คาดว่าจะได้รับ กับสิ่งที่ต้องสูญเสียไป เช่นว่า งบประมาณ ความคุ้มค่า
- ช่วงเวลา ที่ไม่ได้หมายถึงระยะเวลา แต่ก็ควรประเมินด้วยว่าเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมในการจัดหรือไม่ มีปัจจัยหรืออุปสรรคใดหรือไม่ เช่น ฤดูกาล, ช่วงที่บริษัทมีลูกค้า/ต้องการกำลังผลิตสูง โดยรวมก็คือควรจัดช่วง low season น่าจะดีที่สุด
- วางแผน : เมื่อได้ภาพรวมคร่าว ๆ มาแล้ว เพื่อให้การจัดกรรมเป็นไปอย่างสมบูรณ์ ควรจะมีการวางแผนการจัด โดยเริ่มจากวางแผนส่วนสำคัญก่อนดังนี้
- กำหนดการ เป็นส่วนแรกที่ต้องวางแผนว่า ช่วงเวลาใดเหมาะสมที่สุด ที่พนักงานพร้อมที่สุด รวมถึงอาจมีความจำเป็นต้องแบ่งรอบในกรณีที่องค์กรหยุดไม่ได้ หรือมีจำนวนมากเกินไป เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม และคาดว่าจะใช้เวลาเท่าใดในการจัด มีตั้งแต่ 3 ชั่วโมง ถึง 12 ชั่วโมง (แบ่ง 2 วัน)
- งบประมาณ คือสิ่งสำคัญในการจัดกิจกรรม ซึ่งควรต้องทราบว่า ในการจัดกิจกรรมย่อมมีค่าใช้จ่าย ทั้งเครื่องมือ อุปกรณ์ รวมถึงค่าสถานที่ในบางกรณี หากไม่จัดสรรส่วนนี้ให้ดีพอ กิจกรรมที่ทำได้อาจมีข้อจำกัดมากเกินไป และทำให้ผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามคาดหวัง
- ผู้จัด ใครจะเป็นทีมผู้จัดกิจกรรม ทีมผู้ช่วย ต้องมีความเหมาะสมในหลายด้าน โดยอย่างยิ่งการควบคุมผู้คน ข้อแตกต่างระหว่างการจัดเอง กับให้คนนอกจัดคือ จะมีแรงต้านจากบุคลากรภายในด้วยกันเองได้ง่ายมาก และอาจกลายเป็น “การสนุกอยู่กลุ่มด้วย” ดังนี้ การเลือกผู้นำกิจกรรม รวมถึงทีมผู้จัดต้องคิด วิเคราะห์อย่างดี เพราะนี่อาจหมายถึงผลลัพธ์ทุกอย่าง และลองนึกดูว่า ถ้าผู้จัดมาเป็นทีมงานเพราะจะได้ “ไม่ต้องเล่น” กิจกรรม ก็คิดดูว่า ขนาดผู้จัดยังไม่อยากเล่น ผู้ร่วมจะสนุกได้อย่างไร
- เลือกรูปแบบ : การจัดทีมบิ้วดิ้ง มีหลายรูปแบบ เช่น ทีมสัมพันธ์, วอร์คแรลลี่, กรุ๊ปแรลลี่, สปอร์ตเดย์ และยังมีแนวทางแบบมืออาชีพ เช่น Simulation, Hero, Core Value แต่ละรูปแบบ ก็ต้องใช้ทั้งอุปกรณ์ เวลา ทีมงานแตกต่างกัน เพื่อให้ได้เป้าหมายแตกต่างกัน อย่างไรก็ดีรูปแบบนี้อาจจำเป็นต้องยืดหยุ่นตาม จำนวนผู้เข้าร่วม งบประมาณ และความสามารถของผู้จัดที่สอดคล้องกัน ในส่วนนี้อาจเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผน ข้อ 2 ไปพร้อมกันก็ได้ เพราะอาจมีเวลา และงบประมาณจำกัด ขึ้นอยู่กับว่าให้ความสำคัญส่วนใดมากกว่ากัน
- เลือกสถานที่ : อาจไม่ใช่เรื่องต้องกังวลนัก แค่มีพื้นที่เพียงพอ แต่ก็ต้องเหมาะสมกับ รูปแบบ ที่คิดไว้ด้วย ว่าเหมาะสมหรือไม่ และข้อควรระวังต้องไม่ร้อนเกินไป อึดอัดเกินไป จะทำให้ไม่สนุกได้
- เลือกกิจกรรม : ในเวลาที่ต้องจัดทีมบิ้วดิ้งเอง สิ่งที่ผู้คนมุ่งหาคือ “หากิจกรรมทีมบิ้วดิ้ง” ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดอะไร แต่นอกจากอาจเจอกิจกรรมซ้ำ ๆ แล้ว ท่านต้องพึงระวังกิจกรรมที่ “คนสั่งสนุก คนเล่นไม่สนุกด้วย” หรือ “เราขำ เขาไม่ขำด้วย” ตรงนี้แทนที่จะได้สามัคคี ได้สัมพันธ์ที่ กลายเป็นได้ความเกลียดชังแทน อีกประการก็คือ น้ำหนักของกิจกรรม ย่อมต้องมีหนัก เบา อย่างเหมาะสม หนักเกินไป ผู้เล่นก็เหมือนถูกทรมาน เบาเกินไป ผู้เล่นก็รู้สึกเบื่อหน่าย ทำโทษมากไป ก็กลายเป็นแค้นเคือง จำนวนคนของแต่ละกิจกรรมก็ต้องเหมาะสมด้วย
นอกจากนี้สำหรับเราแล้ว เราเชื่อว่า กิจกรรมเดียวกันก็อาจได้ผลลัพธ์ไม่เหมือนกัน เพราะนอกจากศึกษาว่ากิจกรรมเล่นอย่างไรแล้ว ควรเข้าใจจังหวะที่จะเล่น การปูทาง การเชียร์ การดักจังหวะ และการสรุปให้ได้ผล ซึ่งเป็นเรื่องของการสร้างบรรยากาศและวางแผนแต่ละกิจกรรมด้วย - จัดแบ่งทีม : การแบ่งกลุ่ม แบ่งทีม ควรทำอย่างเหมาะสม และยุติธรรม เพราะการทำทีมบิ้วดิ้ง ย่อมต้องมีการกระตุ้นให้แพ้ ชนะ เป็นแรงจูงใจ การแบ่งทีมแบบจงใจสามารถทำได้ แต่ต้องไม่ให้ผู้เข้าร่วมทราบ เพราะจะต่อต้านทันที หรือให้ดีที่สุด ควรแบ่งทีมอย่างยุติธรรมไม่เลือกปฏิบัติ และการทำกิจกรรมจะสนุกสนานได้มากขึ้น
- การสรุปผล : ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการจัด บางครั้งหากต้องการสนุกสนานสามัคคี เมื่อจบลงผลลัพธ์จะเกิดขึ้นชัดเจนอยู่แล้ว อาจไม่ต้องสรุปอะไรก็ได้ให้ดูตึงเครียด แต่ในบางครั้งอาจต้องการให้เข้าใจ หรือเห็นผลลัพธ์บางอย่างก็อาจจะมีการสรุปกิจกรรม หรือหากิจกรรมเพื่อมาสรุปผลให้เข้ากับวัตถุประสงค์ก็ได้เช่นกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การจัดแต่ละครั้งดังที่กล่าวไปแล้ว
ข้อดีของการจัดทีมบิ้วดิ้งเอง
- ประหยัด : การจัดเอง อาจไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากนัก เลือกกิจกรรมที่ไม่ต้องลงทุนมาก จัดในเวลาเหมาะสม
- เหมาะสม : ในกรณีที่ผู้จัดมีความสามารถที่ดี มีความพร้อม ผลลัพธ์ก็อาจได้ดังที่ต้องการ เพราะรู้จักบุคลากร และองค์กรเป็นอย่างดี
ข้อเสียของการจัดทีมบิ้วดิ้งเอง
- ถูกต่อต้าน : เนื่องจากรูปแบบการจัดทีมบิ้วดิ้ง มักจะต้องมีการควบคุม และออกคำสั่ง หากผุ้จัดไม่เป็นที่ยอมรับก็ย่อมมีการต่อต้านจากคนบางกลุ่ม หรือ ไม่เชื่อ ไม่รับคำสั่งเพราะถือว่าผู้จัดไม่มีอำนาจก็เป็นได้
- มีความลำเอียง : ผู้จัดที่เป็นคนภายในอาจมีความลำเอียง แอบเข้าข้างอยู่บ้างโดยรู้ตัวหรือไม่ก็ตาม ตรงนี้อาจทำให้กิจกรรมไม่ราบรื่นนัก และแม้ว่าผู้จัดจะพยายามวางตัวเป็นกลางได้จริง แต่ก็ย่อมมีผู้เข้าร่วมระแวง และจับผิด
- กิจกรรมจำกัด : แม้ว่าอาจหากิจกรรมมาได้พอสมควร แต่ก็มีหลายกิจกรรมที่ผู้ที่คิดไม่เปิดเผย (หาไม่ได้ตามอินเตอร์เน็ต) รวมถึงบางทีเราอาจไม่มีประสบการณ์พอที่จะพลิกแพลง กิจกรรมที่มีอยู่ มีความเข้าใจว่าแก่นของกิจกรรมนั้นความสำคัญอยู่ที่ไหนก็เป็นได้
- ไม่ได้แถมยังเสีย : ผู้จัดมักถูกมอบหมาย เช่น HR และโดยมากแล้ว นอกจากไม่ได้ผลตอบแทนอะไรจากการจัดเองแล้ว เมื่อไม่สนุก หรือมีปัญหา กลับต้องกลายเป็นถูกต่อว่าและรับภาระนี้ไปด้วย
- ไม่ได้ผลลัพธ์ : ไม่ใช่เรื่องง่าย หากองค์กรมีโจทย์บางประการ หากผู้จัดไม่ได้เข้าใจจริง ๆ ถึงกระบวนการ หรือมีทักษะในการนำกิจกรรมมากพอ ก็อาจทำให้ได้แค่เสียงหัวเราะ ในเชิงกลั่นแกล้ง แต่ผลลัพธ์ไม่เป็นไปในทางที่ต้องการ
- ไม่คุ้มค่า : ในหลายกรณี การจัดกิจกรรมก็จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์มาใหม่ ซึ่งมักจะเป็นไปได้ว่า ใช้ครั้งเดียว และแม้ว่าโดยรวมอาจประหยัดกว่า แต่ผลที่ได้อาจไม่คุ้มค่าเท่าการยอมจ้างบุคคลภายนอกมาจัดให้ เพราะเสียกำลังคน เสียเวลางาน
- สร้างความแตกแยก : มีหลายครั้งที่การจัดกิจกรรมโดยทีมงานภายใน ทำให้เกิดการแบ่งฝ่าย ไม่พอใจบางสิ่ง แทนที่จะได้ผลลัพธ์ที่ดี กลับมีผู้ร่วมกิจกรรมมีปัญหากัน อันมาจากการออกแบบ การควบคุมที่ผิดพลาด เหมือนที่เราเห็นกันบ่อย ๆ ในการจัดกีฬาสีสานสัมพันธ์แล้วมีการวิวาทกันแทน
